Kapazitätsgewinn oder versteckte Bremse?

Die Krankenhausreform stellt das System im stationären Bereich grundlegend um: Die Zusammenlegung von Kapazitäten innerhalb von Leistungsgruppen soll Qualität sichern und gleichzeitig Ressourcen effizienter nutzen. Wenn Patientenzahlen in einer Leistungsgruppe zunehmen und die Auslastung entsprechend hoch ist, greift ein vertrautes Steuerungsinstrument: Patienten werden fachfremd auf anderen Stationen untergebracht.

In der internationalen Fachliteratur spricht man von Off-Service Placement (fachfremde Belegung). Gemeint sind Fälle, in denen z. B. internistische Patienten auf einer chirurgischen Station liegen, weil dort gerade ein Bett frei ist. Bisherige Studien zeigen: Für diese Off-Service-Patienten selbst bedeutet das häufig längere Aufenthalte und zum Teil schlechtere Outcomes.

Eine aktuelle Management-Science-Studie von Lim, Song und Yang [1] geht einen Schritt weiter und stellt eine bislang wenig beachtete Frage: Verlangsamt fachfremde Belegung nicht nur die Versorgung der „falsch“ liegenden Patienten, sondern auch die der regulär auf ihrer Fachstation untergebrachten Patienten – also der On-Service-Patienten?

Studiendesign

Die Studie basiert auf Routinedaten eines großen universitären medizinischen Zentrums in den USA mit 473 Betten auf 17 Stationen. Diese Stationen sind acht klinischen Services (z. B. Innere Medizin, Kardiologie, Allgemeinchirurgie) zugeordnet. Analysiert wurden medizinisch-chirurgische Fälle über einen Zeitraum von 11 Monaten (2015–2016). Insgesamt gingen über 18.000 Patientenfälle in die Auswertung ein.

Die zentrale Idee der Studie:

• Für jeden klinischen Service wird im Stundenraster berechnet, welcher Anteil der eigenen Patienten Off-Service, also fachfremd auf anderen Stationen, liegt.
• Für Patienten, die durchgängig auf ihrer „richtigen“ Station versorgt werden (On-Service-Patienten), wird dann der durchschnittliche Off-Service-Anteil des eigenen Services über den gesamten Aufenthalt berechnet.
• Anschließend wird untersucht, ob ein höherer Off-Service-Anteil des Services mit einer längeren Aufenthaltsdauer seiner On-Service-Patienten zusammenhängt.

Methodisch setzen die Autoren u. a. auf mehrstufige Regressionsmodelle mit Selektionskorrektur und Instrumentalvariablen, ergänzt durch zahlreiche Robustheitsanalysen. Ziel ist es, einen kausalen Effekt der Off-Service-Belastung auf die Verweildauer der regulär liegenden Patienten zu identifizieren – also über reine Korrelationen hinauszugehen.

Im Untersuchungszeitraum lag der Off-Service-Anteil im betrachteten Krankenhaus bei rund 20 % der Patienten. Fachfremde Belegung ist damit kein seltenes Notfall-Phänomen, sondern ein regelmäßig genutztes Steuerungsinstrument.

Ergebnis 1: Jeder zusätzliche Off-Service-Anteil kostet Zeit

Die zentrale Kennzahl der Studie: Erhöht sich der durchschnittliche Off-Service-Anteil eines Services während des Aufenthalts eines On-Service-Patienten um 10 Prozentpunkte, steigt die Verweildauer der On-Service-Patienten im Schnitt um 10,9 % (siehe Abb. 1).

Abbildung 1: Erhöhte Verweildauer durch Off-Service Placement

Eigene Darstellung nach Lim et al. [1].

Damit wird Off-Service zu einer versteckten Prozessbremse, die nicht nur wenige „falsch“-liegende Fälle betrifft, sondern die gesamte Versorgungsdynamik eines Services.

Ergebnis 2: Je mehr Stationen beteiligt sind, desto höher der Koordinationsaufwand

Die Autoren betrachten zusätzlich, auf wie vielen Stationen ein Service gleichzeitig Off-Service-Patient*innen betreut. Denn das Bettenmanagement kann sich beispielsweise so gestalten, dass Off-Service-Fälle konzentriert auf eine oder zwei „Partnerstationen“ verlegt werden.

Das Ergebnis: Wenn Off-Service-Patienten auf mehrere Stationen verteilt werden, erhöht sich die Verweildauer der On-Service-Patienten um rund 16%. Hier zeigt sich: Nicht nur die Menge an Off-Service-Belegungen zählt, sondern auch deren räumliche Streuung. Je weiter die Patienten eines klinischen Services im Haus „zerstreut“ sind, desto mehr Zeit geht für Koordination, Abstimmung und Wege verloren – zulasten aller.

Ergebnis 3: Gezieltes Bettenmanagement kann Off-Service deutlich reduzieren

Auf Basis der empirischen Ergebnisse simulieren Lim, Song und Yang verschiedene Szenarien, wie ein Krankenhaus sein Bettenmanagement anpassen könnte. Untersucht werden folgende Belegungsstrategien:

1. „On until zero beds“

• Keine prophylaktische Bettenreservierung auf der Heimatstation.
• Patienten werden so lange wie möglich auf der zuständigen Fachstation aufgenommen, erst bei tatsächlicher Vollbelegung erfolgt Off-Service-Zuweisung.
• Ergebnis: Deutliche Reduktion des Off-Service-Anteils – Reservierungspraktiken entpuppen sich als wesentlicher Treiber fachfremder Belegung.

2. „On until zero beds“ plus begrenztes Boarding

• Wenn innerhalb kurzer Zeit mit einer Entlassung auf der Fachstation zu rechnen ist, wird ein Patient vorübergehend „geboardet“ (z. B. in der Notaufnahme), statt sofort off-service verlegt zu werden.
• Ergebnis: Weitere Reduktion von Off-Service, allerdings mit der bekannten Gratwanderung, Boardingzeiten in der Notaufnahme nicht zu überziehen.

3. frühe Entlassungen

• Konzentration von Entlassungen auf die Vormittagsstunden, sodass im Tagesverlauf mehr Betten auf der Heimatstation verfügbar sind.
• Ergebnis: Weniger Off-Service-Fälle und leicht kürzere Verweildauern.

4. Kapazitätsverschiebung zwischen Services

• Entweder zusätzliche Betten für besonders belastete Services (z. B. Innere Medizin) oder Umwidmung von Betten aus unterausgelasteten Bereichen.
• Ergebnis: Auch ohne Ausbau der Gesamtkapazität kann allein durch Umwidmung die Off-Service-Quote deutlich gesenkt werden.

Die Simulationsrechnungen zeigen: Off-Service ist nicht einfach eine „höhere Gewalt“ bei Vollbelegung, sondern in hohem Maße Ergebnis konkreter Steuerungsregeln und historisch gewachsener Bettenschnitte.

Folge für die Praxis mit Blick auf die Krankenhausreform

Off-Service Placement ist kein kostenloses Instrument

Die zentrale Botschaft der Studie ist klar: Kapazitätserweiterung über Off-Service Placement erhöht die Verweildauer auch für Patienten, die korrekt auf ihrer Fachstation liegen. Ausgehend von einem durchschnittlichen deutschen Patienten mit einer Verweildauer von 7,2 Tagen führt ein 10 % höheres Off-Service-Placement bei diesem On-Service-Patienten zu einer rund 19 Stunden längeren Aufenthaltsdauer (siehe Abb. 2). Für das Management heißt das: Off-Service Placement ist eine Prozessbremse für alle Patienten.

Abbildung 2: Übertragung auf Deutschland

Eigene Darstellung nach Lim et al. [1].

Leistungsgruppen und Spezialisierung: Off-Service wird wahrscheinlicher

Die Krankenhausreform stärkt Spezialisierung und Konzentration: Nicht mehr jedes Haus wird jede (komplexe) Leistung anbieten dürfen. Für die beteiligten Zentren bedeutet dies tendenziell:

• höhere Fallzahlen in bestimmten Leistungsgruppen,
• stärkere Tagesspitzen (z. B. elektive OP-Schwerpunkte),
• und damit ein steigender Druck, flexibel Betten zu nutzen.

Ohne klare Regeln droht, dass Off-Service-Belegung „zur Normalität“ wird. Die Studie legt nahe: Das kann die angestrebten Effizienzgewinne teilweise wieder zunichtemachen (siehe Ergebnis 1 und 2).

Konkrete Ansatzpunkte für das Krankenhausmanagement

Aus den Studienergebnissen lassen sich mehrere sehr praktische Hebel ableiten:

• Bettenreservierung kritisch hinterfragen
• Partnerstationen statt zufälliger Streuung definieren
• Patienten vormittags (z.B. bis 11 Uhr) entlassen
• Kapazitätsstruktur an den tatsächlichen Bedarf anpassen
• Off-Service transparent machen und kommunizieren

Fazit

Fachfremde Belegung ist in vielen Krankenhäusern ein bewährtes Mittel, um kurzfristige Engpässe zu überbrücken. Die Studie von Lim, Song und Yang zeigt jedoch eindrücklich: Was kurzfristig als flexible Lösung erscheint, kann mittel- und langfristig zu einer Prozessbremse im gesamten Krankenhaus führen.

Im Kontext der deutschen Krankenhausreform bedeutet das: Wer Spezialisierung und Leistungsgruppen ernst nimmt, muss auch die fachfremde Zuordnung von Patienten – und damit Off-Service-Platzierungen – ins Managementsystem integrieren und nicht dem Zufall überlassen.

[1] Lim, J. M.; Song, H.; Yang, J. J. (2024): The Spillover Effects of Capacity Pooling in Hospitals. Management Science, 70(11), 7692-7711.

[2] Song, H.; Tucker, A. L.; Graue, R.; Moravick, S.; Yang, J. J. (2020): Capacity pooling in hospitals: The hidden consequences of off-service placement. Management Science, 66(9), 3825–3842.

Prof. Dr. Ludwig Kuntz

Annica Münch